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dematerialisation des factures: gestion electronique des documents administratifs

Dématérialiser les factures s’avère être un enjeu non négligeable de productivité pour la société. Réduction des coûts, compression du cycle d’exploitation, non négligeable gain de temps et pilotage; ce ne sont effectivement pas les bons cotés qui manquent à cette solution novatrice encore peu répandue pour l’instant.

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Qu’est ce qu’il nous faut comprendre par dématérialisation des factures ?

Il y a deux formes sous lesquelles la transition du format papier au format numérique peut s’effectuer. Ces solutions de dématérialisation sont:

La dématérialisation appelée également dématérialisation fiscale ; la facture est envoyée au format électronique par EDI (Echange de Données Informatisées) ou encore avec signature électronique. Encore rare, cette seule forme de dématérialisation permet de s’affranchir des documents papier originaux. La dématérialisation appelée également dématérialisation simple ; Tout en étant obligé de garder en archive la facture papier, le destinataire de cette dernière la numérise après l’avoir reçue au format papier. Elle est de notre temps la forme de dématérialisation la plus répandue, soit près de 80 % des factures numériques concernant les PME. La dématérialisation appelée également dématérialisation fiscale ; la facture est envoyée au format électronique par EDI (Echange de Données Informatisées) ou encore avec signature électronique. Encore rare, cette seule forme de dématérialisation permet de s’affranchir des documents papier originaux.

Pour améliorer les performances et réduire les coûts pour les sociétés, ce procédé est un non négligeable élément de stratégie.

Référence pour étudier : logiciel facture

D’abord, il permet d’obtenir une meilleure productivité sans qu’il n’y ait à mobiliser les salariés pour des tâches chronophages, et à faible valeur ajoutée : baisse de la quantité de saisies, mise sous archive des documents numériques plus effective, et des recherches facilitées. Le gain de productivité noté pour ce qui est de la saisie des factures avoisine les 50 %. De vrais gains financiers s’additionnent à cette productivité croissante : les coûts coûts importants de mise sous pli, les frais d’impression et de timbres sont économisés via l’échange par voie électronique. La dépense moyenne relative à la facture subit une division par 5 ; il s’évalue à 4 € pour une e-facture, évalué à 20 € pour une facture papier (impression, saisie, papier, enveloppe, archivage).

Entre autres, l’administration électronique des factures s’avère être un gage de fiabilité ; Elle rend possible la traçabilité (un suivi de l’envoi, en plus d’un accusé de réception), une meilleure sécurité concernant les échanges électroniques (signature par certificat électronique) et l’intégrité des données (au moyen de la suppression du risque d’erreurs liées à la saisie manuelle). La mise en place de lecture automatique des factures peut contribuer à renforcer encore plus la productivité dégagée. Il y a une automatisation de l’ensemble de tous les processus d’Achats (cycle achat-règlement fournisseur).